【Salesforce】項目の必須化する場合としない場合の基準を考えてみた

項目の必須化ってみなさんどんな基準で判断して実行しています？

入力してほしいからというだけで必須にすると、とりあえずその場しのぎのいい加減なデータが入力されたり、後々のオペレーションに支障をきたしたりもしますし。

ということで、今回は、項目を必須にするべき場合とそうでない場合について、主観でまとめてみました。

この記事の内容は個人の見解です。
へえ、そういう考えがあるんだというくらいに受け取っていただけるとうれしいです。

必須化すべき場合

まずは、項目を必須化するべき場合についてです。

私が思い浮かぶのはこの3つくらいかなあ。

1. 後続の業務で手戻りが発生する場合

項目を必須化する最も主要なケースは「 後続の業務で手戻りが発生する場合」だと考えています。

この情報がないと後々の業務に支障がでる、ネクストアクションへ進めないといった場合、その項目は必須化するだなと。

例えば、提案サービスに関する情報（数量、仕様、オプションなど）がないと見積を出せないですよね。

じゃあ必須化しましょって話です。

後々になって確認していなかったとなって手戻りが発生するのでこのような場合の項目必須化は重要だと考えています。

2. 法的要件や規制への遵守が必要な場合

これはそのままの意味ですね。

特定の情報を収集することが法的に義務付けられている場合、それらの項目を必須にしておきましょうってことです。

3. レポートや分析に必要なデータを確保する場合

特定のデータが後でレポートやダッシュボードでの集計・分析時に重要な指標となりうる場合、そのデータを必須にしてた方がよさそうですね。

ただ、いいかげんなデータ入力がされないようにデータ品質を一定担保する施策は必要かなとも思います。

これを入力しないと次のアクションに移れないし、とりあえず適当にうめておくか、となってしまっては元も子もないですもんね。

必須化すべきでない場合

続いて、必須化すべきでない場合についてです。

1. 必須化の理由がデータを入力してほしいからという場合

現場がデータをなかなか入力してくれない、だから必須化しよう！
このような理由による項目必須化はよろしくないと考えています。

そもそもなぜ入力してくれないかの原因に着目していないのがまずい。
まずは、入力されない原因を突き止め、オペレーションの見直しも含め検討するのが先と考えます。

ただ入力してほしいがために項目を必須化にしても現場のオペレーション整備がなされていないので現場の負担は増えるだけ。

結果、「システム側の人間は何も現場をわかっていない」と言われたりします。たぶん。

入力されるデータが必ずしも利用されない場合

前述したように、項目を必須化するのは後続の業務フローでその項目の情報が必要になる場合と考えています。

後の業務で使用されない項目を必須化する意味はないと個人的には思いますね。

あくまでも今後のアクションで利用するからというのが必須項目化する基準です。

おわりに

項目の必須化はワンクリックで設定できますし、現場からの要望もしばしば挙がってくるのでわりと脳死で対応しがちな案件だと思います。

でも、ビジネスプロセスやデータ管理の要件を踏まえて検討しないとユーザエクスペリエンスに直撃しるんですよね。

データの有効活用とユーザー満足度の両面を考慮し、適切な項目の必須化を推進できるようになりたいなあと思っています。

ちなみに必須項目設定の方法について書いた記事もありますので設定のタイミングがあれば参考にしてみてください。