【Salesforce】初心者のための割引承認プロセスの作成

今回はSalesforceの承認プロセスを使用して、「割引承認プロセス」を作成してみます。

商談における割引申請や承認をするときに便利な機能です。

ただ、設定手順が少し複雑だったりするのでこの機会に備忘録も兼ねてまとめておこうと思います。

参考になれば幸いです。

完成イメージ

• 申請者：営業担当
• 承認者1人目：営業マネージャ
• 承認者2人目：社長

① 商談で営業担当は割引率を設定し割引の申請を行う。

② 営業マネージャ充てに承認申請メールが届く。

③ 営業マネージャが申請を承認。

④ 2人目の承認者である社長充てに承認申請メールが届く。

⑤ 社長が申請を承認。

⑥ 営業担当あてに承認が申請された旨のメールが届く。

事前準備

承認プロセス作成前に事前準備として以下の作業を行います。

• プロファイル・ロールの作成
• ユーザの作成
• 商談に項目追加
• フォルダーとメールテンプレートを作成

事前準備をスキップし、承認プロセスの作成に移るにはこちら

プロファイル・ロールの作成

前提として以下のプロファイルとロールを作成しておきましょう。

プロファイル
〇 営業担当：作成時の「コピーする既存のプロファイル」は標準ユーザ
〇 営業マネージャ：作成時の「コピーする既存のプロファイル」は標準ユーザ
〇 社長：作成時の「コピーする既存のプロファイル」は標準ユーザ

ロール
〇 営業担当：上位ロールは営業マネージャ
〇 営業マネージャ：上位ロールは社長
〇 社長

ユーザの作成

以下のユーザを作成します。

• 営業担当：割引申請を送信するユーザ
• 営業マネージャ：15%を超える割引を承認するユーザ
• 社長：40%を超える割引を承認するユーザ

今回はサンプルなので、メールアドレスはすべて自分のものを設定しています。

商談に項目追加

設定 > オブジェクトマネージャ > 商談 > 項目とリレーション から商談オブジェクトに「割引率」項目を作成します。

項目	値
データ型	パーセント
項目の表示ラベル	割引率
API参照名	DiscountPercentage
桁数	2
小数点の位置	2

同じく商談オブジェクトに「承認状況」項目を作成します。

項目	値
データ型	選択リスト
項目の表示ラベル	承認状況
API参照名	ApprovalStatus
値	[各値を改行で区切って入力します] を選択 ・申請中 ・承認済み ・不承認

フォルダーとメールテンプレートを作成

次に、2 つのメールテンプレートを設定します。

1 つは割引が承認されたことを申請者に通知するために使用し、もう 1 つは割引が却下されたことを申請者に通知するために使用します。

まず、新しいテンプレートを保存するフォルダーを作成します。

設定 > Classic メールテンプレート から 「新規フォルダーの作成」をクリックします。

以下のように値を設定し、「保存」をクリック。

続いて、設定 > Classic メールテンプレート から「新規テンプレート」をクリックし、「割引承認」メールテンプレートを作成します。

「テキスト」を選択します。

以下の通り値を設定し、「保存」をクリック。

項目	値
差し込み項目の種類	商談項目
差し込み項目	所有者 氏名
差し込み項目値	この項目は自動入力されます。コピーしてメール本文に貼り付け可能。
フォルダー	割引申請の応答
有効	チェックあり
メールテンプレート名	割引承認
テンプレートの一意の名前	DiscountApproved
文字コード	日本語（JIS）
説明	申請者に割引が承認されたことを通知するために使用します。
件名	割引申請が承認されました
メール内容	{!Opportunity.OwnerFullName} さん 割引申請を承認致します。

続いて、設定 > Classic メールテンプレート から「新規テンプレート」をクリックし、「割引却下」メールテンプレートを作成します。

「テキスト」を選択します。

以下の通り値を設定し、「保存」をクリック。

項目	値
差し込み項目の種類	商談項目
差し込み項目	所有者 氏名
差し込み項目値	この項目は自動入力されます。コピーしてメール本文に貼り付け可能。
フォルダー	割引申請の応答
有効	チェックあり
メールテンプレート名	割引却下
テンプレートの一意の名前	DiscountApproved
文字コード	日本語（JIS）
説明	申請者に割引が却下されたことを通知するために使用します。
件名	割引申請が却下されました
メール内容	{!Opportunity.OwnerFullName} さん 割引申請を却下致します。

承認プロセスの作成

設定から承認プロセスを検索し、選択します。

「承認プロセスを管理するオブジェクト」に商談を設定し、「承認プロセスの新規作成」から「標準ウィザードを使用」を選択します。

以下のように値を設定し、「次へ」をクリックします。

入力条件の指定し、「次へ」をクリックします。

承認者項目と編集権限のプロパティを指定、「次へ」をクリックします。

承認割り当てメールテンプレートは空白のままで、「次へ」をクリックします。

以下の通り値を設定し、「次へ」をクリックします。

「申請者」と「ページレイアウト設定」を設定し、「保存」をクリックします。

「後で作成します。承認の詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。」を選択し、「Go!」をクリックします。

申請時のアクションの作成

次に承認申請を行った際のアクションを作成します。

「申請時のアクション」セクションから「新規アクションの追加」を選択後、「項目自動更新」を選択します。

以下のように値を設定し、「保存」をクリックします。

「新規承認ステップ」をクリックします。

以下のように値を設定し、「次へ」をクリックします。

ステップ条件を設定し、「次へ」をクリックします。

承認者を選択し、「保存」をクリックします。

「いいえ、後で設定します。承認プロセスの詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。」を選択し、「Go!」をクリックします。

「新規承認ステップ」をクリックし、2番目の承認ステップを設定します。

以下のように値を設定し、「次へ」をクリックします。

ステップ条件を指定し、「次へ」をクリックします。

割当先に社長を選択し、「保存」をクリックします。

「いいえ、後で設定します。承認プロセスの詳細ページに移動して、作成した承認プロセスを確認します。」を選択し、「Go!」をクリックします。

最終承認時のアクション

続いて最終承認時のアクションを作成します。

最終承認時のアクションは必要なすべての承認が得られたときに実行されます。

「最終承認時のアクション」セクションから「新規アクションの追加」を選択後、「項目自動更新」を選択します。

以下のように値を設定し、「保存」をクリックします。

「最終承認時のアクション」セクションから「新規アクションの追加」を選択後、「メールアラート」を選択します。

以下のように値を設定し、「保存」をクリックします。

「最終承認時のアクション」セクションで、「レコードのロック」の横にある 「編集」 をクリックします。

「レコードを編集するためにロック解除する」を選択し、「保存」をクリックします。

最終却下時のアクション

続いて最終却下時のアクションを作成します。

最終却下時のアクションは承認者が要求を却下し、最終却下状態に移行したときに実行されます。

「最終却下時のアクション」セクションから「新規アクションの追加」を選択後、「項目自動更新」を選択します。

以下のように値を設定し、「保存&新規」をクリックします。

以下のように値を設定し、「保存」をクリックします。

「最終却下時のアクション」セクションから「新規アクションの追加」を選択後、「メールアラート」を選択します。

以下のように値を設定し、「保存」をクリックします。

承認プロセスを「有効化」して設定完了です。

承認申請ボタンの表示

最後に商談のレコード詳細ページに「承認申請」ボタンを表示します。

設定 > オブジェクトマネージャ > 商談 > ページレイアウトから対象のレイアウトを選択後、「モバイルおよびLightningアクション」から「承認申請」ボタンを追加。

レイアウトを保存します。

これで商談のレコードの詳細画面から割引承認申請ができるようになりました。

まとめ

今回はSalesforceの承認プロセスを使用して、商談における「割引承認プロセス」を作成してみました。

手順が多く最初はなかなか慣れないかもしれませんが、条件をいじったりするなど自分なりに色々試していれば、慣れていくと思います。

また、今回は「承認申請」ボタンから承認プロセスを起動しましたが、フローを使用することでボタンを押さずとも自動でプロセスを起動させることも可能です。

おわりです。