【Salesforce】分かる！分かるぞ！活動、ToDo、行動の違いと使いわけ

Salesforceの活動を触っていると、呼び方がいろいろあって混乱したのを覚えています。

活動、ToDo、行動、活動履歴、活動予定、、、

結局、何が何でどう使っていいのかわからん！という状況だった過去の自分にも分かるように頭を整理してみました。

活動とは

Salesforceにおける「活動」とは、顧客との接点や業務の記録を管理するための機能です。

主にメールや電話、アポイントメントなどの活動がこれに該当します。

日々の営業活動の管理なんかに使用されるので営業担当やマネージャーにとって欠かすことができない機能ですね。

ただ、この活動ですが、なかなかややこしいオブジェクトなんです。

というのも活動オブジェクトで管理されるデータには「ToDo」、「行動」という2つのオブジェクトがあり、使い分けが必要なんです。

ややこし。

活動、ToDo、行動の違いと使い分け

まず、「活動」の考え方からみていきましょう。

活動、ToDo、行動とオブジェクトが3つに分かれていますが、これら3つはすべて「活動」という管理概念に含まれます。

ただし、レコード情報は活動(Activity)ではなくはToDo(Task)、行動(Event)のオブジェクトに格納されます。

また、活動の特徴としてカスタムオブジェクトを含めほぼすべてのオブジェクトに関連付けることが可能です。

ToDoの使い方

ToDoとは、やらないといけないこと、つまりタスクです。

ToDoの特徴として、

• 期日がある
• ステータスがある（未着手、完了など）

が挙げられます、

例えば、「4/10までに田中さんに○○の件で電話かける」というのはタスクにあたりますよね。

このような場合はToDoに登録し、実行後にステータスを完了に更新します。

行動の使い方

行動とは、スケジュール化して管理したい活動のことです。

行動の特徴としては

• 開始日時と終了日時が決まっている

ことです。

例えば、「4/10の14時～15時に山田さんを訪問する」などですね。

「特定の日時に発生する活動」の管理に行動は使用します。

活動予定と活動履歴の考え方

続いて活動予定と活動履歴についてです。

これらはToDoと行動を時間軸とステータスによって呼び分けたものです。

補足ですが、ToDoはたとえ期日を過ぎたとしても自身でステータスを更新しない限り「完了」にはなりません。

よって活動履歴としてみなされません。

その一方、行動はスケジュールされた日付を過ぎると自動的に活動履歴として扱われます。

「ToDo」と「活動の記録」の使い分け

最後にちょろっとおまけです。

活動登録の際、「新規ToDo」と「活動の記録」ボタンが表示されていてどちらを使用すべきか迷う場面があったりしませんか？

その場合は、以下のように定義決めして使い分けましょう。

• ToDo：これからのタスクを登録したい場合
• 活動の記録：すでに完了したタスクについて記録を残したい場合

が、個人的には「活動の記録」のみの運用でもよいと考えています。

そもそも、これからのタスクをすべてToDoで登録し、完了したら活動の記録として結果を登録できるほど営業さんに時間的余裕はない気がしています。

ToDo登録をKPIとしている会社では登録してくれるかもですが、なかなか難しいと個人的には考えていますね。

おわりに

今回は、活動、ToDo、行動の違いと使いわけについてでした。

活動はSalsforceにおける非常に重要な機能の1つなのでその仕組みと使い分けができないとなかなか運用に活かしていけないですよね。

特に管理者は実際に活動を登録するユーザーのオペレーションを深く理解しておく必要があります。

商談に行ってきたけどこの結果っていつ、どこに登録するんだっけ？行動？、ToDo？活動の履歴？

と、現場が混乱してしまうのでオペレーションに合わせて使い方を定義し、現場と認識あわせする必要がありますね。

活動まわりって深いです。

今回は以上です。