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【Salesforce】ライブラリ機能を使ってみた

今回は、Salesforceのライブラリ機能について簡単にですが、整理してみました。

ファイルやらメモやらライブラリやら、、、

この辺りは特に苦手です、、、

ぼちぼちいきます。

目次

ライブラリとは

Salesforceのライブラリは、「ファイルの保存、共有、および管理」を行うためのものです。

例えば、チームAが使用するファイルは「チームAライブラリ」に、チームBのユーザが使用するファイルは「チームBライブラリ」にまとめて保管して、それぞれのチームのメンバーがそれぞれのライブラリのみを参照できるように共有することが可能です。

使い勝手はよさそうですね。

ライブラリの作成

さて、さっそくライブラリを作成してみます。

作成の前に、作成ユーザのプロファイルに「ライブラリ作成権限」付与しましょう。

権限を付与したら、画面左上の検索窓から「ファイル」検索します。

サイドバーより「ライブラリ」を選択し、「新規ライブラリ」からライブラリ作成します。

下画像のようにライブラリの配下には、フォルダーを作成できるため、必要に応じてファイルを分類することができますね。

ライブラリの共有と権限

続いて作成したライブラリを共有してみます。

ライブラリの「▼」から、「メンバーの管理」を選択します。

ライブラリを共有したい「ユーザ」、もしくは、「グループ」を選択し、どのアクセス権限を与えるかを指定します。

スクロールできます
権限ライブラリの詳細の編集メンバーの管理ライブラリの削除フォルダの作成ファイルの追加・共有・ダウンロード
Author(著者)××××
Library Administrator(ライブラリ管理者)
Viewer(閲覧者)××××△(共有・ダウンロードのみ可)

共有先と権限を選択したら、「追加」ボタンで追加します。

そうすると「現在のメンバー」の欄に追加したユーザが表示されます。

「保存」ボタンがないですが、「×」で閉じてしまって大丈夫です。

権限の選択肢が表示されない場合
① 「設定」>「Salesforce CRM Content」を検索
②「Salesforce CRM Content」を有効化
③ Salesforce Classicに切り替える
④「設定」> 「コンテンツ権限」を検索
⑤ ライブラリ権限を追加
⑥ Lightningに戻る

ライブラリのオブジェクト構成

ライブラリのオブジェクト構成を調べてみると以下のような構成になっていました。

  • ライブラリ:ContentWorkspace
  • フォルダ:ContentFolder

Apexやデータローダでライブラリやフォルダを作成する時は、これらのオブジェクトに対してInsertすればいいわけですね。

ちなみにフォルダ作成の際には、「ContentFolde」オブジェクトの「ParentContentFolderId」項目に親のライブラリ、もしくは、フォルダのIdを指定するわけですが、ライブラリ直下にフォルダを作成する場合は、指定するIdに注意が必要です。

こんな具合に↓

フォルダの作成

①ライブラリ直下にフォルダを作成する場合
・ParentContentFolderIdに親のライブラリのRootContentFolderIdを設定(ContentWorkspace.RootContentFolderId)
②フォルダの中にフォルダを作成する場合
・ParentContentFolderIdに親のフォルダのIDを指定(ContentFolder.Id)

ややこしい、、、

ちなみに、ParentContentFolderIdにIdを設定せずに作成すると、フォルダが行方不明になって画面に表示されません(泣)

ライブラリの制限

  • 組織で作成可能なライブラリ数:2000
  • 1ライブラリあたりに作成可能なフォルダー数:500
  • 組織で作成可能なドキュメント数:30,000,000

まとめ

Salesforceってファイル関連が本当にややこしい。

特に権限とか格納先とか。

参考資料

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