【Salesforce】活動アーカイブとは？仕組みとアーカイブ済みレコードの参照方法をわかりやすく解説！

Salesforceを使っていると、「過去のタスクやイベントが見つからない！？」と驚いたことはありませんか？

実はSalesforceには活動（タスク・イベント）のアーカイブ機能があり、一定の条件を満たすと自動的にアーカイブされる仕組みになっています。

今回は、そのアーカイブの条件や、アーカイブされたデータを参照する方法についてわかりやすく解説します。

活動（ToDo・行動）のアーカイブ条件

Salesforceでは、一定の期間が経過すると行動やToDoが自動的にアーカイブされます。

では、その「一定の期間」とはどのくらいなのでしょうか？公式ヘルプの情報をもとに、アーカイブの条件をまとめました。

つまり、タスクやイベントは完了したり、期日を迎えた後、1年以上経過すると自動的にアーカイブされるということですね。

これは、古いデータを整理してパフォーマンスを最適化するための仕組みとも言えます。

・Salesforce では、一連の定期的な ToDo や行動はアーカイブされません。
・Salesforce はアーカイブされた活動を削除しませんが、手動で削除できます。
・Sandbox を作成または更新しても、アーカイブされた活動はコピーされません。

アーカイブされるとどうなるの？

「アーカイブされる」と言われると、「データが消えてしまうの？」と不安に思う方もいるかもしれません。

しかし、アーカイブされたデータは削除されるわけではなく、適切な方法を使えばちゃんと参照できます。ただし、通常の画面やクエリでは見えなくなるので注意が必要です。

• 通常のUIでは表示されなくなる
  • 標準のリストビューやレポートでは取得できなくなります。
• 通常のSOQLクエリでは取得できない
  • ALL ROWS を指定しないとApexや開発者コンソールでも検索できません。
• データは削除されるわけではない
  • アーカイブされても物理的に削除されるわけではなく、適切な方法で取得可能です。

アーカイブ済みの活動の参照方法

では、アーカイブされたデータを参照したいときはどうすればいいのでしょうか？

ここでは2つの方法をみていきましょう。

1. SOQLでALL ROWSを使用する

Salesforceでは、アーカイブ済みのデータを取得するために、SOQLの ALL ROWS キーワードを使用します。

たとえば、アーカイブ済みのToDoを取得するには以下のように記述します。

List<Task> archivedTasks = [SELECT Id, Subject, IsArchived FROM Task WHERE IsArchived = TRUE ALL ROWS];

このクエリを実行することで、通常のクエリでは取得できないアーカイブ済みのデータを参照することができます。

開発者や管理者の方は、この方法を覚えておくと、いざというときに役立ちますね。

開発者コンソールのクエリエディタではALL ROWSは使用できないのでApex内で使用します。

ちなみに、ALL ROWS を使用することで削除済みのレコード（ごみ箱に入っているデータ）を取得することもできます。

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2. データローダを使用する

アーカイブ済みレコードを取得する方法の２つ目のは、データローダで「Export All」をすることです。

「Export All」を使用することでアーカイブ済みの活動を取得することができます。

詳しいエクスポート方法はサクセスナビをご覧ください。

おまけ：アーカイブされるタイミングの検証

実際に、アーカイブのタイミングについて検証してみました！

検証内容

アーカイブされたタスクのステータス(状況)を完了から変更すると、どのような挙動になるのかを調べました。

検証結果

• アーカイブされたタスクのステータスを完了から変更すると、アーカイブが解除された
• その後、完了に戻しても、すぐにはアーカイブされなかった
• しかし、数日後に再びアーカイブされていることを確認

考察

アーカイブの解除と再適用には、Salesforceのバッチ処理が関係している可能性が高いです。

リアルタイムで処理されるのではなく、定期的にバッチが実行され、条件を満たすデータが再びアーカイブされる仕組みのようです。

そのため、「アーカイブされたデータを復活させたつもりが、また消えてしまった！」という場合は、アーカイブ条件を再確認しつつ、時間を置いてチェックするのが良さそうですね。

まとめ

この記事では、Salesforceの活動（ToDo・行動）のアーカイブについて詳しく解説しました。

今回は以上です。